Mobilita ITS ACADEMY e GEOP: quando la gestione strutturata diventa leva di crescita e innovazione

Nel panorama sempre più articolato dell’Istruzione Tecnologica Superiore, la capacità organizzativa rappresenta uno dei fattori chiave per garantire percorsi formativi di qualità, rispondenti alle esigenze del mondo produttivo. La Fondazione Mobilita ITS Academy, attiva dal 2010 nell’ambito della mobilità sostenibile e logistica, è oggi uno degli esempi più concreti di come l’innovazione gestionale possa diventare motore di crescita.

Ne abbiamo parlato con Giovanni Toffoletto, Direttore Generale della Fondazione, per esplorare come GEOP, il gestionale progettato per gli ITS, abbia saputo rispondere alle esigenze di un’organizzazione complessa, in continua evoluzione.

Un approccio strutturale alla progettazione dell’ITS

“Abbiamo sempre inteso la progettazione dell’ITS come qualcosa di strutturale, non come un insieme di interventi emergenziali,” racconta Toffoletto. “Per questo abbiamo scelto di dedicare persone, tempo e risorse alla costruzione di un impianto gestionale solido, capace di accompagnare lo sviluppo dell’intera Fondazione. Fin dall’inizio, abbiamo cercato uno strumento che potesse supportare la crescita in modo ordinato, coerente con la nostra visione di lungo periodo.”

La scelta di GEOP non è stata casuale. “Cercavamo un partner che avesse già esperienza nel settore, ma che fosse anche in grado di imparare insieme a noi, confrontandosi con le nostre esigenze specifiche e con le buone pratiche di altri ITS. In questo senso, il confronto continuo con altri enti che utilizzano lo stesso strumento è stato e continua a essere un elemento di grande valore.”

Una realtà articolata: corsi, sedi, percorsi diversificati

L’adozione di GEOP da parte della Fondazione Mobilita ITS Academy è avvenuta in un contesto organizzativo molto strutturato. Nel solo anno formativo 2024-2025, la Fondazione ha attivato nove corsi ITS di quinto livello EQF e un percorso di sesto livello EQF, distribuiti tra le sedi di Malpensa e Milano. I percorsi spaziano dall’aeronautica alla logistica sostenibile, dalla meccatronica all’intermodalità ferroviaria.

“Questa ricchezza formativa si traduce in una complessità operativa notevole – spiega Giovanni Toffoletto – che include la gestione di anagrafiche studenti e docenti, la pianificazione dei calendari, l’organizzazione degli stage, la produzione e gestione dei contratti, la documentazione per la rendicontazione regionale. Tutto questo richiede uno strumento capace di integrare e semplificare, offrendo al contempo affidabilità, sicurezza e rapidità di accesso ai dati.”

L’adozione di GEOP: un cambiamento accompagnato

Il passaggio a GEOP ha richiesto un cambio di mentalità. “Come spesso accade di fronte a un cambiamento, inizialmente c’è stata qualche resistenza interna, legata alla comprensibile abitudine ai sistemi precedenti. Tuttavia, grazie a una formazione puntuale e alla possibilità di sperimentare lo strumento in modo guidato, la transizione è avvenuta senza traumi. Anzi, oggi possiamo dire che il passaggio a GEOP ha rappresentato un cambio di passo concreto in termini di efficienza e visione gestionale.”

L’implementazione del sistema è stata frutto di un dialogo costante tra i programmatori di GEOP e il nostro team tecnico interno, con l’obiettivo di personalizzare le funzionalità e sfruttare al meglio tutte le potenzialità del gestionale.

I benefici: efficienza, precisione, visione d’insieme

I risultati sono tangibili. “Abbiamo registrato un forte risparmio di tempo nella gestione della documentazione, in particolare quella relativa ai tirocini, e nella strutturazione dei calendari dei corsi – continua Toffoletto – ma non solo. Uno dei vantaggi più significativi è stato il miglioramento della comunicazione tra i diversi attori interni, in particolare tra segreteria, amministrazione e docenti. GEOP permette, ad esempio, di generare i contratti in modo rapido e di comunicare immediatamente le ore assegnate ai docenti, semplificando anche il lavoro dell’amministrazione.”

Anche sul piano della rendicontazione l’impatto è evidente. Il sistema consente un monitoraggio preciso di presenze e assenze, e permette di associare con facilità ogni corso al tipo di finanziamento specifico, generando documentazione corretta e coerente, anche nei dettagli grafici (loghi, intestazioni).

Funzionalità utili e innovazioni continue

L’utilizzo quotidiano di GEOP ha evidenziato una serie di funzionalità operative che semplificano e strutturano il lavoro, soprattutto in una realtà articolata come quella della Fondazione Mobilita ITS Academy.

Tra le funzioni ritenute più utili da Giovanni Toffoletto ci sono:

• la pianificazione puntuale delle lezioni, che consente di associare con precisione moduli, docenti, orari e sedi;
  
• la calendarizzazione delle aule per classe, con un’interfaccia chiara e la possibilità di visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile;
  
• la produzione dei contratti per i docenti, con generazione automatica e invio delle informazioni utili al team amministrativo;
  
• la gestione dei timesheet, con una panoramica immediata delle ore dichiarate dai docenti e possibilità di controllo per l’amministrazione;
  
• la predisposizione della documentazione per gli stage (progetti formativi, convenzioni, report ore);
  
• il monitoraggio delle presenze/assenze degli studenti, con calcolo automatico delle percentuali e segnalazione di eventuali criticità rispetto ai limiti previsti;
  
• la produzione di report dettagliati, sia per il monitoraggio interno sia per la rendicontazione verso gli enti finanziatori, con layout grafici coerenti e personalizzabili (loghi, intestazioni, format richiesti);
  
• la possibilità di associare ogni percorso formativo alla relativa fonte di finanziamento, così da semplificare la produzione della documentazione tecnica necessaria.
  

Sul piano dell’innovazione, due aspetti in particolare sono stati determinanti:

1. l’integrazione con GRS di Regione Lombardia tramite cooperazione applicativa, che consente di evitare il caricamento manuale dei dati e riduce gli errori;
   
   
2. l’adeguamento costante alle nuove disposizioni normative, come ad esempio le evoluzioni legate all’interoperabilità con FUTURA, il sistema ministeriale in uso.
   
   
3. “GEOP ha dimostrato una grande reattività nel recepire le novità normative, anche quando arrivano in modo frammentato o con tempi molto stretti. Questo ci permette di lavorare con maggiore serenità e coerenza, sapendo che lo strumento evolve insieme al sistema ITS.”

Un consiglio agli altri ITS?

“GEOP è una soluzione concreta e dinamica, capace di fare la differenza nella gestione operativa. Chi sceglie di adottarlo deve essere pronto a cambiare approccio, ma verrà ripagato in efficienza, controllo e chiarezza.”

Se dovessero descrivere GEOP con tre parole? Non hanno dubbi:

Dinamico. Funzionale. Chiaro.