Ampliare l’offerta formativa e il bacino dei frequentanti è l’obiettivo primario di ogni Istituto Tecnologico Superiore che guarda al futuro con fiducia. Le Academy che formano tecnici con competenze subito spendibili nel mercato del lavoro hanno goduto, negli ultimi anni, del boost dei finanziamenti Pnrr e dell’impulso normativo dato dalla Riforma del 2022.

Ma da grandi ambizioni derivano anche ulteriori complessità, come quelle di ambito gestionale. Nell’ecosistema di un Istituto gravitano allievi, docenti, imprese, enti finanziatori e professionisti che lavorano per realizzare con successo i bienni formativi articolati in modalità duale.

Come per altre organizzazioni, la mole di dati prodotta nelle diverse aree di azioni va gestita con metodo ed efficienza, anche al fine di garantire trasparenza e funzionalità a tutti i portatori di interesse. Anche in questo ambito le soluzioni “on-premise” hanno lasciato il passo a sistemi erogati in cloud, più efficienti e sicuri anche in tema di prestazioni.

Tra gli ITS che hanno scelto di archiviare i tradizionali strumenti per cambiare passo figura l’ITS Angelo Rizzoli, che offre una diversificata offerta fatta di percorsi di studio in ambito grafica, comunicazione, ICT e transizione digitale 4.0.

All’aumentare del numero di docenti, corsi e studenti, il classico utilizzo di strumenti separati (fogli di calcolo, file condivisi, database parzialmente aggiornati) ha dimostrato i suoi limiti

Racconta Camilla Fecchio, Project Manager e Training Coordinator di ITS Rizzoli (ed ex docente dell’Istituto): “Crescendo, questo modello ha iniziato a creare problemi, perché il rischio di perdere informazioni o di lavorare su dati non aggiornati era altissimo. Non poteva funzionare a lungo basarsi su fogli Excel sparsi, per quanto ben organizzati. Il rischio di errori, versioni non coerenti e dispersione delle informazioni era troppo alto. Avevamo bisogno di uno strumento unico, accessibile a tutti i reparti, per garantire ordine e efficienza”.

Un solo strumento per tutte le esigenze

Le specificità di ambito ITS hanno spinto ITS Rizzoli a scegliere il gestionale GEOP, che nasce proprio per rispondere alle esigenze operative e amministrative delle Academy. Disponibile su registrodiclasse, è un sistema web erogato in cloud. Semplice da usare, consente agli enti di gestire tutti gli aspetti nell’ambito dello stesso tool, quindi dalla configurazione ente alla gestione del personale, dalla progettazione corso alla programmazione delle attività didattiche, fino alla reportistica e alla rendicontazione (vedi sotto l’elenco completo, ndr).

Uno dei punti di forza è la centralizzazione: copre tutte le esigenze, non solo quelle prettamente legate alla didattica e alle operazioni standard come gestione degli studenti e pianificazione delle lezioni.

Ad esempio, le aziende che si interfacciano con l’ITS per gli stage possono accedere allo strumento, grazie a un modulo specifico chiamato Stage Manager. Spiega Fecchio: “La gestione degli stage per noi è cruciale, ma è completamente diversa rispetto a quella dei licei o degli istituti professionali. Avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di tenere traccia di ogni studente, delle aziende coinvolte e della documentazione necessaria, in modo semplice e veloce. Oggi, grazie al modulo Stage Manager, le aziende possono accedere direttamente a GEOP, produrre tutta la documentazione necessaria e integrarsi con i registri di stage. Questo ha eliminato tantissimi passaggi manuali e ridotto gli errori”.

Vantaggi trasversali

Docenti e staff utilizzano GEOP per le diverse esigenze, con un accesso alle funzioni modellato sulle rispettive necessità. Tra i benefici ottenuti, dati aggiornati e allineati, maggior efficienza operativa, maggior collaborazione tra i reparti.  La reportistica automatizzata consente di estrarre dati sintetici senza doverli rielaborare ulteriormente. “Per esempio, sulle relazioni finali e sugli scrutini, GEOP produce esattamente i documenti che devo consegnare, senza bisogno di rielaborazioni. Questo fa risparmiare un’enorme quantità di tempo”.

Anche per gli ITS l’adozione di soluzioni tecnologicamente vantaggiose permette di correggere e superare dinamiche che, alla lunga, rischiano di sclerotizzare il sistema. “Più l’ente è grande, più ogni funzione tende a concentrarsi sul proprio settore, senza vedere il quadro generale. Ma è la direzione che deve cogliere il vantaggio complessivo: se il coordinamento lavora bene sui dati, l’amministrazione può gestire meglio i contratti e tutto il sistema diventa più efficiente” conclude Fecchio.

Funzionalità create ad hoc, configurazione iniziale intuitiva e possibilità di adozione progressiva aiutano anche i soggetti potenzialmente più timidi, tecnologicamente parlando, ad approcciare i vantaggi di GEOP. Tra gli ITS che lo utilizzano figurano anche ITS Machina Lonati, ITS Tech Talent Factory, MobilitaAcademy, IATH, Artwood Academy, Accademia Symposium. GEOP supporta anche Centri di Formazione Professionale (CFP) e IFTS (percorsi di Istruzione e formazione tecnica superiore).

Ecco un recap delle funzionalità:

• Configurazione Ente: gestione dell’offerta formativa, dei profili professionali con relative competenze, delle aule e degli altri luoghi di svolgimento delle attività, delle unità formative e delle attività extra-didattiche.
• Gestione del Personale: Anagrafiche e ruoli (docente, co-docente, educatore, ecc.), assegnazione del monte ore, creazione dei contratti e formazione del personale.
• Progettazione Corsi: Assegnazione dei moduli/unità formative con relativo monte ore e assegnazione dei docenti.
• Pre-iscrizioni: Modulo di pre-iscrizione compilabile online dai candidati con possibilità di caricamento della documentazione necessaria (CI, CF, CV, Diploma o attestati), processo di selezione e iscrizione di un candidato a un corso.
• Programmazione Attività Didattiche: Creazione guidata dei calendari, funzioni di replica massiva delle lezioni, registrazione degli argomenti delle lezioni, identificazione di esami e verifiche, utility per l’assegnazione/sostituzione massiva di aule e docenti alle lezioni.
• Aziende Partner: Processo di accreditamento delle aziende e creazione delle convenzioni. Ė possibile dare alle aziende l’accesso ad un’area riservata da cui possono effettuare la richiesta di stagisti sui corsi abilitati dalla segreteria. Ad una richiesta segue un iter di candidatura e selezione degli studenti.
• Gestione Stage: Gestione degli stage con creazione della relativa documentazione (PFI, registri, ecc.).
• Registrazione Presenze: Compilazione dei registri di classe e dei registri stage con blocco dei dati per evitare modifiche successive alla rendicontazione.
• Valutazione: Valutazione delle unità formative e degli stage
• Timesheet del Personale: Rilevazione delle attività extra-didattiche e delle attività di sostegno.
• Reportistica e Rendicontazione: Consultazione dei calendari per aula, docente e corso, prospetti sintetici delle lezioni della sede, controllo presenze/assenze, reali e secondo i criteri del GRS di Regione Lombardia, report INAIL, verifica disponibilità di aule e docenti e numerosi altri report.
• Invio presenze a GRS SIUF di Regione Lombardia: invio dei dati sia tramite creazione di tracciati excel sia tramite cooperazione applicativa, che consente l’invio delle presenze con un semplice clic direttamente da GEOP,
• Area riservata agli studenti per la consultazione dei calendari, delle presenze e delle valutazioni.
• Gestione Finanziamenti: Associazione del tipo di finanziamento agli iscritti (POR FSE, FSE+, ecc.) e creazione della documentazione con intestazione e riferimenti in base al finanziamento.